経費精算で請求書は使える？必要な証憑と利用できるケース、注意点を解説
公開：2026年11月
■目次
経費精算では、請求書を証憑として利用できる場合があります。ただし、請求書は代金の支払いを依頼する書類であり、通常は支払い完了を示すものではありません。そのため、振込明細やクレジットカード利用明細など、実際に支払ったことを確認できる記録と組み合わせることが重要です。
必要な書類は、銀行振込やカード決済といった支払方法、取引内容、自社の経費精算規程によって異なります。また、従業員が費用を立て替える「立替精算」と、会社が取引先へ直接支払う「請求書払」では、処理の流れも同じではありません。
この記事では、主に立替精算を想定し、請求書を利用できるケース、併せて確認したい証憑、処理時の注意点を解説します。請求書や領収書の提出・確認に負担を感じている企業に向けて、証憑管理を効率化する方法も紹介します。
1. 経費精算で請求書は使える？
請求書を経費精算に利用するには、まず請求書と領収書の役割を区別する必要があります。併せて、会社が取引先へ直接支払う「請求書払」と、従業員の立替費用を会社が精算する「立替精算」の違いも確認しておきましょう。
1-1. 請求書と領収書の違い
請求書は、取引内容や金額、支払期限などを示し、取引先に代金の支払いを依頼するために発行される書類です。商品やサービスの提供後、支払い前の段階で発行されるケースもあります。
一方、領収書は代金を受け取った後に発行され、支払いが完了した事実を証明する書類です。社内の立替精算では、実際に費用を支払ったことを確認するため、領収書を基本的な提出書類としている企業が多くあります。
1-2. 経費精算で領収書が基本的な証憑とされる理由
経費精算では、誰が、いつ、どの取引先に、いくら支払ったのかを確認できる状態にしておく必要があります。
請求書には取引内容や請求金額が記載されていますが、請求時点では支払いが完了しているとは限りません。なぜなら請求書は支払いを依頼する書類であり、支払いの事実を証明するものではないからです。
これに対して領収書は、代金の受け取りが完了した事実を証明する書類です。立替精算では、従業員が実際に支払ったことを確認する必要があるため、領収書が基本的な提出書類とされています。ただし、カード決済のように領収書が発行されない取引もあり、その場合は支払いの事実を確認できる別の記録が必要になります。
1-3. 請求書払いと立替精算の違い
請求書を使う経費処理には、会社が取引先へ直接支払う請求書払と、従業員が一時的に支払った費用を後日会社が精算する立替精算があります。請求書払は、会社が取引先から請求書を受け取り、会社の口座や法人カードなどで直接支払う方法です。
立替精算では、請求書がある場合でも従業員が実際に支払ったことを確認できる書類が必要になります。どちらの場合も、請求書の内容と支払い事実を確認できる証憑を組み合わせて管理することが重要です。
2. 請求書を経費精算の証憑として利用できる主なケース
支払方法や証憑の組み合わせによっては、請求書を経費精算に利用できるケースがあります。ただし、請求書は通常、支払い完了を示す書類ではありません。振込明細やカード利用明細など、支払いの事実を確認できる記録と組み合わせ、自社の経費精算規程に沿って必要書類を確認しましょう。
2-1. 銀行振込で支払った場合
銀行振込で支払った場合は、請求書と振込記録を組み合わせることで、経費精算の証憑として利用できる場合があります。紙の領収書が発行されないことも多いため、振込明細や振込受付票、通帳の記録などを保管することが重要です。
インターネットバンキングの振込履歴が証憑として利用できるケースもあります。確認時には、請求書の取引先名、請求金額、支払期限と、振込記録の振込先、振込日、金額が一致していることを確かめましょう。
2-2. クレジットカードで支払った場合
法人カードや個人のクレジットカードで支払った場合、請求書とカード利用明細を組み合わせることで、経費精算の証憑として利用できる場合があります。例えば、SaaS利用料やクラウドサービス、オンライン広告費などのサービス料では、領収書ではなく請求書や利用明細が主な証憑になるケースがあります。
個人カードによる立替精算では、私的利用との区別も必要です。利用日や利用先、請求金額が、申請内容と相違がないことも確認してください。
2-3. 請求書兼領収書が発行される場合
請求書兼領収書が発行される場合は、支払い済みであることが明記されていれば、経費精算に利用できることがあります。請求内容と入金確認を1枚で示せるため、別途領収書が発行されない取引でも証憑として扱いやすい書類です。
ただし、入金日や領収済みの表示、支払方法、発行者情報などを確認し、仕入税額控除を受ける場合は、適格請求書等として必要な記載事項を満たしているかどうかも確認しましょう。
2-4. 領収書が発行されない取引の場合
海外サービスやクラウドサービス、口座振替、サブスクリプション契約などでは、領収書が発行されない場合があります。その際は、電子請求書、利用明細、決済完了メール、管理画面上の支払履歴などを組み合わせて証憑を管理します。電子取引データは、電子帳簿保存法の要件に沿って電子データのまま保存しましょう。
3. 請求書を経費精算に利用するときの注意点
請求書を利用して経費精算する場合は、支払いを証明できる証憑の保管や法令対応、社内ルールに沿った運用が欠かせません。請求書を使えるかどうかだけでなく、支払方法ごとに必要な書類や保管方法を決めておくことが重要です。
3-1. 請求書と領収書の違い
請求書は通常、支払い完了を示す書類ではないため、支払い事実が分かる証憑を併せて保管します。銀行振込であれば振込明細や通帳の記録、カード決済であれば利用明細や決済完了メールなどが該当します。
請求書と支払証憑の日付、金額、支払先を照合し、税務調査や社内監査に備えて一連の資料として管理しましょう。関連する証憑を別々に保存していると、後から確認する際に時間がかかります。請求内容と支払いの関係を後から確認しやすくするため、関連する証憑は案件単位で紐づけて管理しておくことが大切です。
3-2. 請求書の記載内容（明細・金額・取引先）を確認して経費計上する
請求書を経費精算の証憑として利用する際は、取引先名、請求日、取引内容、金額が申請内容や契約内容と一致しているかを確認し、計上漏れや二重精算を防ぐことが重要です。
社内規程上の経費対象に該当するか、勘定科目や税率区分が適切かどうかも確認します。用途が不明確な支出は差し戻しや追加確認の対象になりやすいため、申請時に利用目的を記載するルールを設けることも有効です。
3-3. インボイス制度・電子帳簿保存法に対応する
請求書を経費精算に利用する際は、インボイス制度や電子帳簿保存法に沿って証憑を管理する必要があります。仕入税額控除を受ける場合は、原則として一定事項を記載した帳簿と適格請求書等の保存が求められます。
適格請求書については、発行事業者の氏名または名称と登録番号、取引年月日、取引内容、軽減税率の対象である場合はその旨、税率ごとに区分した対価の額と適用税率、消費税額等、書類の交付を受ける事業者の氏名または名称など、必要な事項が記載されているかを確認します。詳しくは国税庁の案内を確認してください。電子取引で受領した請求書や領収書は、電子データのまま保存する必要があります。
3-4. 社内ルールに沿って適切に運用する
法令上問題がなくても、社内規程で提出書類や承認方法が定められている場合は、そのルールにしたがって運用する必要があります。請求書で精算できる条件や対象経費、利用できる支払方法を明確にしましょう。
領収書がない場合の対応や、請求書と領収書の二重提出・二重精算を防ぐチェック体制も整えることが大切です。また部署ごとに運用差が出ないよう、証憑の提出方法や承認フローを統一しておくこともポイントです。
4. 請求書・領収書を含む経費精算業務を効率化する方法
請求書を経費精算に利用する場合は、領収書や振込明細など複数の証憑を関連付けて管理する必要があります。紙やメール中心の運用では確認・保管の負担が増えやすいため、経費精算業務全体の仕組みを見直しましょう。
4-1. 証憑の提出・確認フローを見直す
請求書や領収書、振込明細、カード利用明細などを個別に管理していると、経理担当者の確認作業や申請者への差し戻しが増えやすくなります。証憑の提出方法や提出期限を統一し、案件単位で請求書と支払証憑を確認できるフローを整えることが重要です。
提出書類や承認ルートが部署ごとに異なると、経理担当者の確認基準も統一しにくくなります。申請段階で未提出や記載不備を確認できれば、差し戻しの削減にもつながります。さらに、支払方法ごとに必要書類を明確にしておくことで、申請者も迷わず手続きを進めやすくなるでしょう。
4-2. 経費精算システムを活用する
請求書を利用した経費精算を効率化するには、経費精算システムの活用が有効です。請求書、領収書、振込明細、カード利用明細などを申請データに紐づけて管理できれば、確認や検索の負担軽減につながります。
また、申請、承認、差し戻し、経理確認の履歴が残れば、後から確認が必要になった場合にも経緯を追いやすくなります。特に、申請件数や拠点数が多く、承認ルートが複雑な企業では、証憑管理だけでなく、会計システムやERPとの連携、柔軟な承認フロー、権限設定に対応しているかどうかも確認することが大切です。
5. 経費精算の効率化にはSpendiaがおすすめ
証憑管理から申請・承認、会計連携までをまとめて見直したい企業向けの選択肢のひとつが、クラウド型経費精算システム「Spendia」です。ここでは、請求書や領収書を扱う業務に関連するSpendiaの機能を紹介します。
5-1. 請求書・領収書を一元管理できる
Spendiaを活用することで、請求書や領収書、振込明細などの関連証憑を電子化してまとめて管理できます。経費精算に必要な証憑を案件単位で管理できれば、証憑回収や検索、経理確認の負担を軽減できるでしょう。
紙と電子の証憑が混在する場合でも、一元管理できる環境があれば、紛失や保管漏れ、二重精算のリスクを抑えられます。部署や拠点ごとに異なる提出方法を標準化しやすくなる点も、大企業にとって重要です。
Spendiaは、大企業で多く見られる複雑な承認ルート設定にも柔軟に対応できます。詳細は以下のページを参考にしてください。
5-2. インボイス制度・電子帳簿保存法に対応できる
法令対応機能を備えた経費精算システムを利用すれば、インボイス制度や電子帳簿保存法に対応した証憑管理を行いやすくなります。適格請求書等の登録番号、適用税率、税率ごとに区分した金額、消費税額等の確認作業をシステム上で進められる点は、経理部門にとってメリットです。
証憑の検索や確認もシステム上で行えるため、税務調査や内部監査への対応にも活用できます。制度対応を担当者ごとの判断に任せず、システム上の確認フローに組み込むことが可能です。
Spendiaのインボイス制度や電子帳簿保存法への対応については、以下のページを参考にしてください。
5-3. AI活用で大企業の経費精算業務を効率化できる
Spendiaは、AI-OCRやAI伝票自動作成、AI検印などのAI機能により、請求書を用いた経費精算で発生しやすい入力作業や確認作業を効率化できます。AI-OCRは、請求書や領収書の金額、日付、取引先などを読み取り、申請入力を支援する仕組みです。
AI伝票自動作成では、請求書や領収書などの証憑をアップロードするだけで、AIが過去の編集履歴やマスタデータを活用し、伝票作成を支援します。AI-OCRの読み取り結果をもとに費目を判定したり、過去に指定した費目の傾向を学習して個人ごとに費目候補を推奨したりできるため、入力・選択作業の負担を抑えやすくなります。
AI検印では、設定した規則に基づいて申請内容をチェックし、不備や規程違反が疑われる申請の確認を支援します。チェック対象となる伝票や費目の条件を設定できるため、経理担当者の確認負担の軽減と、ガバナンス強化につなげることができます。
また、請求書払や振替伝票などの申請・承認業務にも広げやすく、ERPフロントとして会計システムやERPとの連携にも活用できます。
SpendiaのAIエージェント機能やERPフロント機能の詳細は、以下のページで詳しく紹介しています。
6. 請求書での経費精算・処理に関するよくある質問
請求書を利用した経費精算では、仕入税額控除、電子請求書、領収書を紛失した場合の対応など、実務上の疑問が生じやすいものです。ここでは、よくある質問に回答します。
6-1. 請求書だけで仕入税額控除は受けられる？
請求書だけを保存すれば、必ず仕入税額控除を受けられるわけではありません。原則として、一定事項を記載した帳簿と適格請求書等の保存が必要です。適格請求書として必要な記載事項と、帳簿保存の要件を満たしているかを確認しましょう。
適格請求書等を保存できない場合でも、3万円未満の公共交通機関による旅客の運送など、一定事項を記載した帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる特例があります。また、免税事業者等からの仕入れについては、一定割合の仕入税額控除が認められる経過措置の対象となる場合があります。適用要件はそれぞれ異なるため、個別に確認が必要です。
6-2. 電子請求書でも経費精算に利用できる？
電子請求書は、社内規程や税務上の要件を満たしていれば、経費精算の証憑として利用できる場合があります。PDFやクラウドサービス上で発行された請求書も、取引内容や支払い事実を確認できる形で管理しましょう。
電子データの保存場所やファイル名のルールを決めておくと、後から確認・検索しやすくなります。電子取引で受領した請求書は、電子帳簿保存法の要件に沿って電子データのまま保存してください。
6-3. 領収書を紛失した場合はどうすれば良い？
領収書を紛失しても、自社の経費精算規程によっては、代替書類で申請できる場合があります。まずは取引先に領収書を再発行できるか確認しましょう。再発行が難しい場合は、請求書、銀行振込明細、カード利用明細など、支出日、金額、取引先、利用目的を確認できる資料を揃えます。ただし、自社の経費精算規程や税務上の要件を満たしていることが前提です。
※インボイス制度や電子帳簿保存法への対応方法は、取引内容や書類の受領方法、自社の運用によって異なります。実際の処理については、社内の税務・経理担当者や専門家に確認してください。
7. 請求書を正しく管理し、経費精算業務の効率化につなげよう
請求書は、支払方法や自社の経費精算規程によっては、経費精算の証憑として利用できる場合があります。ただし、請求書は通常、支払い完了を示す書類ではありません。振込明細やカード利用明細などと組み合わせ、取引先、金額、支払日を確認できるようにしておきましょう。
請求書を利用する際は、まず次の3点を確認することが重要です。
- 支払いの事実を確認できる記録があるか
- 請求内容と実際の支払いが一致しているか
- 自社の経費精算規程と法令上の保存要件を満たしているか
申請ごとに複数の証憑を扱う運用では、提出漏れや確認作業、差し戻しが増えやすくなります。こうした状況では、提出ルールの統一に加え、証憑と申請データを関連付けて管理できる仕組みを検討することも有効です。
Spendiaの利用を検討する場合は、自社の証憑管理、承認ルート、既存システムとの連携要件を整理した上で、製品資料または問い合わせをご活用ください。